海外企業とのコミュニケーションで悩んだ時、見直べきポイントは?

 

海外企業とのコミュニケーションでトラブル! 誰のせい?

 

海外企業と取引をする中で、

推敲を重ねて必死で書き上げて

英語に翻訳したメールが、

相手にどう受け取られているか

想像したことはありますか?

 

例えば、

海外企業と交渉をしている最中に

突然連絡が途絶えた。

あるいは、メールの返事が超遅い!

多くの内容を網羅した

ボリューミーな内容でメールしたのに

返事がまさかの一言!?

 

なんて経験はありませんか?

ものすごく時間と労力を掛けて書いた

渾身のメールへの返事が一言って

本当にメール読んだのか!?って

悲しい気持ちになるし、

本気で腹が立ちますよね。

 

これは海外企業と取引をしていると

結構「あるある」なんですよね(笑)

 

勿論、色々と理由はあると思います。

でも、まさかその原因が

自分にある」かも知れないなんて

考えたことありますか?

 

日本語のビジネスメールは

相手に失礼がないように

挨拶から始まって、結びの挨拶で終わる

基本の型があります。

 

そして文中でも相手を慮って

どうしても婉曲した表現になってしまい

なかなか明確な結論に辿り着きません。

 

つまり、一番大切な結論の部分は

最後まで文章を読まないと

分からない構造になっています。

 

これをそのまま翻訳ソフトにかけて

相手に送信していませんか

 

ハッキリ言いましょう。

その丁寧なメールは、

海外のビジネスパーソンにしてみれば

ダラダラと無駄に長いのです。

 

しかも、明確な趣旨や結論が

最後まで分からない

要領の得ない曖昧な長文は、

厳しいようですが

相手の時間を奪う行為となります。

 

最終的に、読むのが面倒くさい、

読む価値がないと捉えられてしまう

可能性も否定できません。

 

海外で仕事のデキるビジネスパーソンや

エグゼクティブは十中八九

可能な限り短い言葉で

最初に何のためのメールか

趣旨や結論を相手に伝え、

次に端的かつ誤解を生じさせない

明確な表現で補足説明が続きます。

 

結論が最初に理解できると

内容がスッキリと分かりやすくなり、

相手の興味を引きやすくなります。

 

ビジネスメールで優先すべきは、

丁寧できれいな文章であることより、

いかに正確かつ手短に

相手に意向を伝えることができるか?

ということ。

 

 

コミュニケ-ションの違いは文法に現れる!?

 

ちなみに、日本語と英語の文法からも

考え方の違いを読み解くことができます。

 

英語の文法が、なぜSVO

==============

S(主語)+V(動詞)+O(目的)

==============

 

の順になるのか、

動詞(結論)が目的(説明)よりも

先に来るのか…

 

こう考えたら、面白いですよね。

つまり、Englishスピーカーや英語思考では

結論(動詞)を早く知りたいワケです。

細かい説明はその後で良いのです。

色々と連想したり、思いを巡らしながら

結論を待てないのです。

 

 

ところが、日本語では

==============

S(主語)+O(目的)+V(動詞)

==============

 

の順となります。

場合によっては主語が省略され、

細かい説明(目的)から始まり

結論(動詞)が最後な上、婉曲的です。

 

結果、メールを読んでいる途中で

相手は迷子になってしまい、

強くストレスを感じることになります。

ニュアンス的な内容を読み取ることにも

慣れていませんし…

これではビジネスシーンにおいて、

相手から良い返事は期待できません。

 

但し、これはどちらが正解で不正解

という問題ではありません。

単に、文化の違いによるものと言えます。

 

ただ、日本では常識とされる

丁寧さや相手を慮った言動が

海外では非常識になったり

相手にストレスを与える可能性がある

という別の視点を持つということは、

海外企業とビジネスをする上では

知っておく必要がありますよね。

 

そして、海外企業とスムーズに

コミュニケーションを取るためには

異なる文化を理解すると同時に

違いを受け入れ、相手に合わせる

柔軟性が求められます。

 

ちなみに、ビジネスの世界では

相手がどこの国であっても、基本的に

英語がコミュニケーションツールとなる

ケースが殆どです。

 

だから、もし海外企業から

連絡が来なくなった、返事が遅い、

塩対応…(泣)で悩んでいるのであれば、

一度メールの文章構成を見直してみると

良いですね。

 

 

日本語をベースにしてメールを

作成するのではなく、

英語をベースにして文章を構成しないと

折角のビジネスチャンスを逃してしまう

ことにもなり兼ねません。

 

昨今の翻訳ソフトはかなり高性能ですが、

いくらAIと言えども、さすがに相手の文化や思考を

考慮するまでの編集機能は備わっていません。

 

これは私達、人間だけが対応できる

領域であり、自動化できない部分となります。

 

しかも、日本語思考のやり方を続けても

残念ながら相手がこちら側に寄せてくれる

ことはまず殆どありません。

 

まずは、自分から英語思考に寄せて

日本語思考との違いを理解し、受け入れ

それから英語思考でコミュニケーションを

取ってみてください。

 

すると、今まで上手く意思疎通が

図れなかった相手とのコミュニケーションも

自ずと改善されます。

 

ビジネスは人と人との繋がりであり、

輸入ビジネスは国境を越えます。

 

それを言葉の壁というストレスではなく、

異国のビジネスパーソンと交流を図りながら

楽しく、しっかりと儲かる貿易ビジネスとして

多くの方に挑戦を楽しんで欲しいと思います。

 

そして、もし現在、海外企業との

コミュニケーションで悩んでいる、

これから真剣に輸入というビジネスに

取り組みたいけどやっぱり不安

という方のお力になりたいと思います。

 

 

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