コレポンとは?意味や輸入で使える例文を紹介

海外企業との取引や輸出入の貿易関連の仕事をしている方は、「コレポン」という言葉を見聞きしたことがあると思います。そもそも「コレポン」ってどういう意味なのでしょうね?

そこでコレポンの意味や、実際に輸入・輸出等でよく使われるコレポンの例文などを紹介して行きたいと思います。

コレポンとは?外国語(主に英語)を使って文章で連絡を取り合うこと

貿易関連の仕事をしていると、「コレポン」とか「コレポン業務」という言葉をよく見かけます。このコレポンとは、英語の「Correspondence(コレスポンデンス)」の略称です。「Correspondence(コレスポンデンス)」の本来の意味は、文通、手紙等による通信、往復文書、対応という意味であり、これを貿易業務に当てはめると、外国語(主に英語)を使って文章で連絡を取り合うことになります。今のようにEメールやFAXがない時代は、テレックスと呼ばれる電話にタイプライター機能を搭載したような通信機器を利用して文書のやり取りをしていたので、その名残で未だに「コレポン」という表現が用いられています。現代のビジネスだと、コレポンはメールや電話による連絡業務・やり取りということになります。

 

ちなみに、コレポンは基本的には日常業務上のやり取りを指すことが殆どです。例えば、受発注や在庫・納期確認、支払いに関する連絡、船のスケジュール確認や船積手配、書類関連など、ルーティンの連絡業務が主なコレポン業務となります。逆に、取引条件や契約内容など、ビジネス全体の枠組みを取り決めるような、交渉戦略が伴う難易度の高い交渉・折衝業務はコレポンには該当しません。

 海外取引先に好まれるコレポンとは

コレポンはルーティンワークや日常業務上のやり取りが主となるため、ある程度パターンを覚えるとスムーズにコレポン業務を進めることができます。ところが、コレポンの中にも良いパターンと悪いパターンが存在します。そこで、まずは海外取引先に好まれるコレポンについて説明して行きますね。

海外取引先に好まれる良いコレポンの特徴

まず、海外取引先に好まれる良いコレポンにはどんな特徴があるのでしょう? 
海外とのビジネスメールでは、「単純明快」であることが特に大切です。つまり、

✔ いかに用件をシンプル&正確に伝えられるか

✔ 話の筋道が明確で分かりやすいか

という2点が重要なポイントとなります。そこには、相手の立場に立ち、また相手の時間を奪わないためにも、極力短い文書で多くの情報を正確に伝えるスキルが必要となります。そこで、コレポンでは貿易実務の専門用語が頻繁に用いられますので、必要最低限の貿易にまつわる専門用語を理解し、英文ビジネスメールで使いこなせるようにしておきたいものですね。

貿易用語に関する詳しい説明はこちらから

ETD、ETAとは?インボイスで見る貿易用語解説

貿易用語を用いることで文書がシンプルになり、相手との誤解も生じにくくなります。しかも単純明快なメール内容であればある程、相手からの返信スピードもUPするという好循環が生まれます。

海外取引先に嫌われる悪いコレポンの特徴

海外取引先に好まれる良いコレポンがあれば、逆に嫌われる悪いコレポンも存在します。悪いコレポンにはどんな特徴があるのでしょうか?
それは「単純明快」の真逆、つまり

✔ 色んな内容が入り混じって複雑

✔ 結論が分かりにくい

✔ どうして欲しいのか要望や目的が不明瞭

な文章です。例えば、日本語のビジネスメールであれば、定型の挨拶で始まり挨拶で終わります。その間に背景や詳細説明があり、最後に結論や要望といった流れになります。ところが、これだと文章が長すぎる上、結論や要望に辿り着く前に、相手の集中力が途絶える可能性があります。

ハッキリ言って、ダラダラと長すぎる文章は嫌われる上、相手の読む気を喪失させます。しかも、なかなか結論に辿り着かないのは、相手の時間を奪う行為であり、もっと嫌われます。これでは、折角手間暇をかけて書いた文書も、相手に意図が明確に伝わらず、相手からの返信スピードも当然DOWNするという悪循環に陥ります。

 

結論として、日本語で作成したビジネスメールをそのまま英語に翻訳するのは絶対に避けるべきです。思い当たる節がある方は、今からでも単純明快な文章構成を心がけ、結論や明確な要望は極力冒頭に持ってくるようにしましょう。日本語と英語でのビジネスメールでは文書の構成が異なりますので、ロジックを理解して意識的に注意を払う必要があります。

コレポン英語の例文を紹介!

先述の通り、コレポンはルーティンワークや日常業務上のやり取りが主となるため、ある程度パターンや貿易用語を覚えるとスムーズにコレポン業務を進めることができます。そこで、役立つコレポン英語の例文を色んなシチュエーションを想定して紹介して行きます。

 貿易実務における件名の例文

まずは貿易実務における件名の例文を紹介したいと思います。伝えたい内容が相手にすぐ伝わるよう「単純明快」に書くのがビジネスメールの基本です。それはメールの件名においても同じこと。一目で用件が伝わるよう、メールの件名を工夫することが大切です。例えば、至急の案件の場合は、件名の頭に<Urgent>と記載したり、返信を催促する場合には<Reminder>と記載して、相手の目に留まりやすくしておくと尚良いですね。

輸入者側の件名例文

まずは輸入者(買い手)側のコレポンでよく利用する件名の例文を幾つかご紹介します。

● Inquiry about Item No. 〇〇
品番〇〇に関する問い合せ

● Request for Quotation
見積依頼

● New Order: PO No.〇〇 ※PO (Purchase Order: 発注書)
新規発注: 発注書番号〇〇

● Confirmation of Availability and Delivery Date
在庫状況と納期の確認

● Defect Report
不具合報告

などがあります。要は、件名を見ただけでメールの内容が容易に想像できる件名がベストですね。

輸出者側の件名例文

次に輸出者側の件名の例文についてですが、輸出者側のコレポンは、基本的には輸入者側からの問い合せに対して回答するケースが大半であり、その場合、輸出者側は件名を変更しない方が賢明です。つまり、輸入者側から届いたメールの件名を変更せず、頭に「Re:」をつけて(実際には自動的に付く)、そのまま返信します。ちなみに、この「Re:」をReplyの略で「返信」と思っている方は多いかも知れませんが、この「Re:」は「~に関して、~について」の意味であり、前のメールに関するメールであることを示しています。従って、わざわざ件名を変更する必要はありません。

 挨拶文の例文

それでは、挨拶文の例文を見て行きましょう。まず、日本語のビジネスメールでは、「いつもお世話になっております。」といった冒頭の決まり文句がありますが、英語ではこれに代わるフレーズはありません。ところが、これを無理やり英語に翻訳すると、Thank you for your continuous support となるのですが、このフレーズは英文メールでは通常は一番後に持ってくるフレーズです。英訳としては間違いではないのですが、これが冒頭に来てしまうのは日本語のビジネスメールをそのまま英語に翻訳した場合の弊害と言えます。英語のビジネスメールでは、ハッキリ言ってこの冒頭の挨拶文は不要です。文章が長くなるだけで何の役にも立ちません。

従って、通常のコレポン業務では、Dear 〇〇と宛名を書いたら、そのまますぐに用件に入ります。但し、もし初めての相手にメールを送る場合は、冒頭で簡単に自己紹介をすると良いですね。例えば、

● I’m Kayoko Okubo of OKB Coordinate Co., Ltd.
I’m in charge of purchasing department.
OKBコーディネート株式会社の大久保佳代子と申します。
購買部門を担当しています。

となります。また、久しぶりに連絡を取る相手には、
● I hope this email finds you well.
お元気でいらっしゃいますか

● It’s been a while since we’ve last talked, how have you been?
最後に話してからしばらく経ちますが、お元気でしたか?

などと冒頭に一言挨拶を添えると、コミュニケーションがよりスムーズに展開できます。
日常的に連絡を取り合っている相手には、冒頭の挨拶文は不要です。

 

見積依頼例文:輸入者側

次に輸入者が見積を依頼する場合の例文を幾つかご紹介します。

● We are interested in your product, 〇〇〇, and would like to have a quotation.
御社の商品〇〇〇に興味があるので、見積書をいただけませんか

● Could you give us an estimate for this product if we buy 100 units?
この商品を100個購入した場合の見積をいただけませんか

見積を依頼する場合、少なくとも商品名と希望の数量を伝えるようにしましょう。より具体的な見積や取引条件が提示されます。また、最低発注数量を知りたい場合は、

● Could you tell us the MOQ (=minimum order quantity)?
最低発注数量を教えてください

さらに、見積価格に何の費用が含まれていて、何が含まれていないのか明確にしたい場合や希望の貿易取引条件がある場合は、貿易条件(インコタームズ)を伝えた上で見積依頼をするとスムーズですね。例文としては、

● Could you give us your FOB price for this item?
この商品のFOB(本船渡し)価格を教えてください

となります。また、FOB(本船渡し)の貿易条件になると、恐らく最低発注数量または最低発注金額(minimum order amount)が設定されているケースが殆どですので、併せて確認するようにしましょう。

インコタームズに関する詳しい説明はこちらから

貿易におけるDAP、DPU、DDP 3つの規則とは?インコタームズ(貿易条件)について

 

見積依頼に対する例文:輸出者側

ここでは見積依頼を受けた後、輸出者(売り手)側の回答例を紹介していきます。

● Thank you for your request for quotation.  Please see the attached quotation.
見積のご依頼ありがとうございます。見積書を添付しますのでご確認ください。

● Thank you for having an interest in our products.  Please see the best offer we can provide.
弊社の商品に興味を持ってくださり有難うございます。弊社が提供できるベストオファーをご覧ください。

最後は、以下のフレーズで文章を締めくくります。
Please feel free to contact us if you have any questions or concerns.
何かご質問やご不明な点等ございましたら、お気軽にお問い合わせください。

コレポンは単純明快が鉄則です。従ってメール内でダラダラと見積に関する説明はせず、見積書の中に全ての必要な情報や諸条件を盛り込むようにしましょう。見積書に関して別途補足説明すべきことがある場合に限り、メール内で手短に留意点を伝えます。

発注する際の例文

次に輸入者(買い手)側が発注する際の送付メールの例文をご紹介します。

● We’d like to place a new order.  Please kindly find the PO 〇〇〇 as file attached.
Also, please let us know the availability and possible delivery time.
新規発注をしたいと思います。添付の発注書をご覧ください。
また、在庫状況と納期をお知らせください。

POはPurchase Order(注文書)の略称です。通常は発注書を番号等で管理しますので、PO No. 〇〇〇となります。また、発注書を送付すると同時に相手先の在庫状況や出荷可能時期を併せて確認するようにしましょう。

受注する際の例文

輸出者(売り手)側が受注した際の返信メールの例文をご紹介します。

● Thank you for your new order.  We’ll proceed with your order and send you the sales confirmation shortly.
新規のご注文ありがとうございます。 発注処理を進め、早急に売買確認書をお送りします。

● If there’s no problem with the sales confirmation, please sign it and send it back to us by PDF.
売買確認書に問題がなければ、署名の上、PDFにてご返送ください。

納期に関する例文

次に納期に関連する例文を紹介します。

● Would it be possible to advance the delivery date before summer holiday close?
夏季休暇前に納期を早めることは可能でしょうか?

● It would be appreciated if you could go ahead and arrange the shipment with all available items by sea.
在庫のある商品のみで、船便で出荷の手配を進めていただければ幸いです。

この辺りは、最も基本的なコレポンですので、定型の言い回しを覚えると簡単ですね。

クレームをするときの例文

最後に、取引相手にクレームをする時の例文を紹介します。貿易の仕事をしていると様々なトラブルが発生するものです。時には相手に対して厳しいクレームを入れたり、トラブル解決に向けて協力を求めたり、様々な状況が想定されます。ここで大切なことは、どのようなクレームが発生したとしても、相手はビジネスパートナーであり、お互いにリスペクトする気持ちを持ち続けることです。たとえ信じられない、呆れてしまうようなトラブルが発生しても、決して感情的にならず、冷静かつ端的にトラブルの状況を伝え、その上でどうやって解決することがお互いにとってベストなのか、一緒に考える姿勢が結果的に信頼関係の構築にも繋がります。

 

日本企業は面倒
それでは、クレームをする時の例文を幾つか紹介していきますね。
● We’ve just received the ordered goods with many thanks.  However, we found out that some items were missing.  The missing items are as below;
Item No. 123  x 1set
Item No. 124  x 2 sets
Please send them free of charge with next shipment.
先程、注文した商品が届きました、ありがとうございます。 しかし、いくつかの商品が不足していることが分かりました。 不足している商品は以下の通りです:
商品番号123×1セット
商品番号124×2セット
次回の出荷時に無償でお送りください。

● We found that 5 sets of Item No. 123 were defect in the last shipment.
Please kindly send us the replacement ASAP by courier with freight prepaid.
前回入荷分において、商品番号123の不良品が5セットあることが判明しました。
早急に運賃元払い(先方の費用負担)でクーリエ便(国際宅急便)にて交換品をお送りください。

クレームをするときの例文を幾つか紹介しましたが、実際には不良品や梱包ミスによる破損、色違い、仕様違いなど色んなパターンが考えられます。いずれの場合にしても、相手に状況を正確に伝えるため、または証拠として、何枚か写真を添付したり、詳細を説明する報告書を添付するなど、必ず相手を納得させた上で、交換品の依頼や対応を協議する流れにしましょう。このプロセスや手順を間違えるとトラブルの原因になったり、信頼関係が崩壊する恐れがありますので慎重に進めることが大切です。

英語で上手く伝わらない時の対処法

伝えたいことが上手く伝わらない時はもどかしいですよね。特に、プライベートならまだしも、大事なビジネスの場面で、母国語ではない英語や外国語でのコミュニケーションであれば更にフラストレーションが溜まります。そこで、英語で上手く意図が伝わらない時の対処法についてお伝えしたいと思います。

文章は単純明快にする

礼儀や文法等もちろん大切ですが、それよりも色々と複雑に考えずに文章を単純明快、シンプルにすることですね。海外企業と取引をするにあたり、受発注や在庫・納期確認、支払いに関する連絡、船のスケジュール確認や船積手配、書類関連など、比較的難易度の低いコレポン業務もあれば、時には厳しいクレームに対応したり、ビジネス全体の枠組みを取り決めるような、交渉戦略が伴うハードな折衝が必要になる場面もあります。

いずれの場合も、常に心掛けるべきことは単純明快で、正確に「伝える」こと。そして、メールを送信する前に、どうしたら相手に伝わりやすいか、相手の注意を引けるか、一度逆側の視点に立って、俯瞰して見ることが重要です。

相手の立場になって考える

英語で上手く意図が伝わらない時、コミュニケーションを取るための語学力が不足している場合もありますが、大抵の場合、英語だから上手く伝わらないのではなく、相手の立場になって考える視点や配慮が抜け落ちています。少しメールを受け取る相手側の立場に立って考えることで、上手く対処することは十分可能です。そしてコミュニケーションはキャッチボールです。全てを網羅した長文メールを一度にまとめて送るより、内容ごとに複数回に分けて送った方が、接触頻度がUPし、相手と良好な関係性を築きやすくなります。

結論から伝え、不要なフレーズを省く

私自身、今まで100社以上の海外ビジネスに関するコンサルティングをしてきましたが、実は意外と英語のビジネスメールの基本が出来ていないところが多いのです。恐らく、日本語のビジネスメールをたたき台にして英語のビジネスメールを作成していることが原因です。丁寧なのは良いことなのですが、これだと不要なフレーズが多く、曖昧かつ回りくどく、さらに婉曲した表現は誤解を生じさせます。そして、どうしても文章が長くなってしまので、メールを受け取った相手の読む気を喪失させます。メールを書く方も大変ですが、読む方はもっと大変なのです。しかも結論が見えにくい長文は、相手に与える印象も悪くなるので、これをやってしまうと相手からの早期の返信は期待できません。必ず、結論を先に伝えて、不要なフレーズは極力省くように心掛けましょう。

ビジネスチャンスを逃さないために: コレポンのご相談と解決例

誰でも、折角のビジネスチャンスを逃したくないですよね。メール1本、伝え方1つによって、ビジネスチャンスを逃しかけていた私のクライアントの事例をご紹介したいと思います。創業100年以上のある老舗企業が、海外商品を独占的に輸入しようとして、海外企業へアプローチしていたのですが、何度メールを送っても相手から返信が来ず、数ヶ月が経過していました。社歴も長く、信用・信頼共に申し分ない優良企業からのオファーに対し、なぜ返事をして来ないのか不思議ですよね。そこで相談を受け、海外企業へ送ったメールを確認したところ、「これでは返事が来ないな…」といった内容でした。ハッキリ言って、文章が長すぎ&情報量が多すぎて、これでは会話のキャッチボールをする気にならないのです。

後日、私の方で重要なポイントだけに絞り込んで引き合いの文章を作成し直し、先方へメールを送ったところ、その日の内に取引に前向きな返信が来ました。送ったメールの内容や趣旨はほぼ同じであるにもかかわらず、対応もスピード感も全然違うのです。

 

たかがメール1本ですが、書き方、伝え方次第でビジネスチャンスを掴めるかどうかの大きな分かれ道になるのです。

また、クレーム対応も全く同じです。相手の立場を無視したような、一方的な物言いは衝突の原因となり、最終的に良い結果を得ることはありません。伝え方や手順を間違えると火に油を注ぐことになります。クレーム時こそ、特に伝え方やコミュニケーションの取り方を戦略的にアレンジすることで、好条件を引き出すことが大切です。

 

もし今、貿易や海外企業との取引において、ビジネスチャンスを逃しかけている、ビジネスにスピード感が欲しい、意思疎通が上手く図れずフラストレーションが溜まっている、既に何らかのトラブルが発生している等の課題を抱えている場合は、そのまま放置せず、すぐにご相談ください。

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